【考え方】『緊急性と重要性』No.2 ｜ メカニズムを知ると本当の優先順位が見えてくる。ただし、タスクの振り分けが…
こんにちは、サチヲです。
先日に引き続き、それぞれのタスク（一つの仕事や、一つのやるべき事）の優先順位のつけ方を学び、結果！仕事を追う毎日を過ごすための“きっかけブログ”です。
今回のポイントである、メカニズムの正体は…
- どうやら…『緊急性』の仕事は、常に『重要性』から生まれてくる…という事
では、前回間に合わなかった図を作り終えたので、少しは分かりやすくなったと思います。
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もくじ
【考え方】『緊急性と重要性』No.2 ｜ メカニズムを知ると本当の優先順位が見えてくる。ただし、タスクの振り分けが…地味に大切。
飲食店の店長が行う出来事を『タスク』として、分けて考えていきますね。
- 挨拶を徹底する
- 新商品の開発をする
- 店舗を整理・整頓・清掃をする
- 従業員の育成をする
- 日々の営業を滞りなくする
- 販売促進のアイデアを出す
- 店舗の掃除をする
- クレーム処理をする
- 適正なシフトを組む
- 客単価を上げる努力をする
- 再来店をしてもらえるような努力をする
- 経費を抑える
まだまだありますが、先ずはこのようなタスクを上の表の『①～④』に振り分けていきます。
色々なやるべきことがある中で、飲食店での『①』である『緊急性が高く、重要性も高い』のタスクでナンバーワンに思い出されるのは…『クレーム処理をする』です。
だいたい忙しくなると、お客様からクレームがきます。
今回のクレーム内容は『商品の入れ忘れ』にしましょうか。
きっと、あなたにも悲しい経験があるのではないでしょうか。
- 頼んだ食事のセットに『ご飯』が入ってなかったり…
- 頼んでいない『パン』が入っていたり…
- 『箸』が入っていなかったり…
早急にお客様対応しなければなりません。そうなると『緊急性』のタスクである『①』が急に入ってきます。
- 直ぐにお客様のご自宅に届ける。
- 謝罪のお手紙をお客様に書く。
- 営業終了後に上長に報告。
- 本社にも紙面で報告する。
このような計画をしていなかった緊急性が高く重要性も高い『①』の仕事に追われると、日々の営業に支障が出て…なぜか一人だけ忙しい店長…という感じになります。
ここまでの流れは問題ありませんでしょうか。実は結構、“飲食店あるある”な話なんですよね。
そもそも何故このような事が起こってしまったのか…それは『重要性』の仕事をおろそかにしたから。
上記に出した『①』タスクを当てはめていきますね。
- 頼んだ食事のセットに『ご飯』が入ってなかったり…⇒『従業員の育成をする』が追いついていない。
- 頼んでいない『パン』が入っていたり…⇒『適正なシフトを組む』が出来ていない。
- 『箸』が入っていなかったり…⇒『店舗の整理・整頓。清掃をする』が出来ていない。
このような、上記の表でいう『②』である『緊急性は低いが、重要度が高い』のタスクが出来ていないから『クレーム処理をする』という『①』の形でタスクが発生し、日々を謀殺されるのです。
さぁ、ここが『優先順位』の最大のポイントです。
あなたの店舗では『従業員を育成する』『適正なシフトを組む』『店舗の整理・整頓・清掃をする』というタスクを、上記の表のどこに置いていますか？
もしかして『③』に位置付けていませんか？最悪、緊急性も重要性も低い『④』に置いていませんか？？
しっかりと『重要性』の高い『②』のタスクだと理解して優先順位を改善しないと、『③』
飲食店未経験の人からすると、一番わからな部分かと思います。「なんでこんなことが出来ないの？」と思うでしょう。
実は、このような店舗は典型的にとある『緊急性』のタスクに追われている営業を続けているのです。
飲食店における、上記の表でいう『③』、『緊急性が高く、重要性は低い』とされるナンバーワンのタスクは…『日々の営業を滞りなくする』です。
例えば、このような内容が日々の営業となります。
- お客様からオーダーを取る
- お客様の料理を作る
- お客様へ料理を持っていく
- お客様のテーブルをリセットし、次のお客様が座れるようにする
- 商品の発注作業をする
出せばキリがありませんが、これらが日々の営業を滞りなく行なうためののタスクです。
先ほどの表で言うと、これらは全て『③』の『重要性は低いが、緊急性は高い』タスクに振り分けられるんです。
この『③』に忙殺されるあまり、『②』がおろそかになり、結果『①』のタスクで積む状態になります。
まとめ
- 仕事に追われる状態とは…延々と『②』から生産される『①』に忙殺される状態
- 仕事を追う状態とは…『②』のタスクを愚直に行い続けている状態
先ずはあなたの仕事をタスクにして、表に振り分けてみてください。
そして、何度も繰り返し精度を高めながら、本来の優先順位を見極めていきましょう。
最後に
私は上の表をプリントアウトして、付箋にタスクを書き、直接表に貼っていました。
タスクの番号移動がしやすくなりますよ。
ではまた。